В 2023 году все компании и ИП перейдут на обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). В связи с этими нововведениями возникает множество вопросов по порядку оформления и использованию электронных доверенностей. Ответили на самые распространенные из них.

Когда использование МЧД станет обязательным?

Планировалось, что использование машиночитаемых доверенностей станет обязательным уже с 1 января 2023. Однако в связи с тем, что не все компании успели подготовиться к работе в новом формате, данный срок был передвинут на 1 сентября 2023 года.

Таким образом, документы без использования МЧД можно будет подписывать квалифицированной электронной подписью до 31 августа 2023 включительно.

Какие документы можно подписывать без МЧД, а какие только с ней?

Во время переходного периода (до 31 августа 2023 включительно) документы можно подписывать:

• КЭП руководителя юрлица/ИП, КЭП сотрудника – без МЧД;
• КЭП физлица – только с МЧД.

С 1 сентября 2023 г. документы можно будет подписывать:

• КЭП руководителя юрлица/ИП – без МЧД;
• КЭП физлица – только с МЧД.

В какие государственные учреждения можно представлять документы и отчитываться на основании МЧД?

Возможность представления электронных документов на основании МЧД существует только для тех ведомств и учреждений, которые на сегодняшний день уже утвердили свои форматы электронных доверенностей. Такие форматы сейчас утверждены ФНС и СФР (бывш. ПФР и ФСС). Другие ведомства к электронному обмену документами с организациями на основании электронных доверенностей еще не подключены. Соответственно, и отчитываться в них при помощи электронных доверенностей пока невозможно.

Можно ли использовать одну и ту же МЧД (на бухгалтера) для отправки отчетов в налоговую и в фонды?

Нет, такой возможности нет. В настоящее время единый формат электронной доверенности для сдачи отчетности не утвержден. В ФНС действует собственный формат МЧД, утвержденный приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Универсальную МЧД для сдачи любой отчетности пока сформировать невозможно.

Можно ли сделать электронную доверенность для сдачи отчетности на физлицо, не являющееся сотрудником организации?

Это возможно. Действующее законодательство не содержит обязательного требования, согласно которому физлицо, на которого оформляется электронная доверенность, должно непременно являться работником компании-доверителя. Поэтому доверенность можно оформить на любое лицо, которому планируется доверить сдачу обязательной отчетности и совершение других юридически значимых действий. Главное, чтобы оформленная электронная доверенность содержала в себе все обязательные реквизиты и была подписана усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании.

Можно ли до 31 августа получать и использовать КЭП на сотрудников?

Во время переходного периода аккредитованные удостоверяющие центры могут получать и использовать квалифицированные подписи на сотрудников. Но пользоваться ими можно будет только до 31 августа 2023.

Что нужно для работы с машиночитаемой доверенностью?

Для работы с МЧД необходимо получить подпись физлица на сотрудника в аккредитованном удостоверяющем центре, а после – оформить МЧД, подписанную КЭП руководителя.

Как сдавать отчетность с МЧД?

При подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник подписывает документы собственной КЭП и прикладывает к пакету файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС № ЕД-7−26/445@3 и уже поддерживается в программах 1С.

Если доверенность потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать ее в любое время.

Можно ли уже использовать МЧД для обмена через операторов ЭДО, если компания уже ведет электронный документооборот?

Через операторов ЭДО уже можно отправлять документы, подписание которых подтверждено МЧД. Поскольку организации в первую очередь планируют подписывать с использованием МЧД договорные и бухгалтерские документы, переход к новому порядку подписания таких типов документов может строиться в следующем порядке действий:

1. Получение КЭП физического лица сотрудником.
2. Оформление МЧД, подписанной руководителем.
3. Регистрация сертификата представителя у оператора ЭДО.
4. по созданию МЧД для ЭДО в 1С:Бухгалтерия 8 и в сервисе 1С-Отчетность.

Можно ли создавать МЧД в программных решениях 1С?

Функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД. Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие». Познакомьтесь с инструкцией по созданию МЧД для ЭДО в 1С:Бухгалтерия 8 и в сервисе 1С-Отчетность.