1С:Документооборот под ключ

Контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения)

Очень часто у руководителя нет точных ответов на такие простые вопросы:

• Какие поручения даны и кому?
• Какие из них выполнены, не выполнены, просрочены?
• Кто следит за исполнением поручений? Как он это делает?
• Как руководитель узнает, что по его поручениям что-то идет не так?
• Все ли исполнители в курсе, какие поручения им были выданы?

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины позволяет оперативно получать ответы на эти вопросы, а также повысить скорость работы сотрудников в среднем на 20%.

Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках данной услуги:

• ознакомление с регламентными документами по исполнительской дисциплине (если есть);
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение видов поручений и процессов их обработки;
• определение видов поручений и задач;
• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”);
• настройка маршрутов обработки поручений;
• тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;
• подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа.

Результат:

Программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

5 рабочих дней.

Стоимость:

45 000 руб.

Автоматизация канцелярии (делопроизводства)

Услуга автоматизации канцелярии на базе 1С:Документооборот 8 позволяет вести учет входящей и исходящей корреспонденции (писем, претензий, уведомлений, запросов и т.д.). Идеальное решение, если:

• важные документы остаются необработанными или неотправленными;
• на подпись к руководству попадают незначительные документы, а важные остаются без рассмотрения;
• документы теряются или залеживаются на столах сотрудников;
• нет четкого понимания, какие операции нужно провести с тем или иным документом;
• на обработку и поиск документов уходит много времени.

Состав работ, проводимых специалистами ГК “СофтБаланс” в рамках данного кейса:

• ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение видов входящих и исходящих документов, определение шаблонов форм документов;
• определение маршрутов движения входящих и исходящих документов;
• подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части входящей и исходящей корреспонденции;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”, “Виды документов”);
настройка шаблонов документов;

• настройка маршрутов движения документов;
• тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами;
• подготовка пошаговой инструкции по работе с корреспонденцией в программе;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
• выезд специалиста при необходимости) – 3 часа

Результат:

Определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны этих документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

5 рабочих дней.

Стоимость:

55 000 руб.

Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения)

Услуга направлена на оптимизацию процессов создания, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительной документации. Использование 1С:Документооборота позволяет:

• существенно сократить время ознакомления с приказами и распоряжениями;
• легко контролировать исполнение приказов и распоряжений;
• сократить время и трудозатраты на подготовку и согласование организационно-распорядительной документации;
• снизить риски утраты и порчи документов;
• повысить исполнительскую дисциплину.

Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках данной услуги:

• ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение видов организационно-распорядительных документов, определение шаблонов типовых форм;
• определение маршрутов обработки организационно-распорядительной документации;
• подготовка отчета о предпроектном обследовании;
• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”, “Виды документов”);
• настройка шаблонов документов;
• настройка маршрутов движения документов;
• тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе в программе;
• подготовка пошаговой инструкции по работе с организационно-распорядительными документами в программе;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.

Результат:

Определены виды приказов и распоряжений, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

10 рабочих дней.

Стоимость:

65 000 руб.

Учет совещаний (мероприятий)

Услуга необходима организациям, которые сталкиваются со следующими ситуациями:

• подготовка к совещаниям и мероприятиям занимает очень много времени;
  согласование программы мероприятия проходит долго, регламенты согласования не соблюдаются;
• решения, принятые на совещаниях, часто теряются;
• материалы, подготовленные к совещаниям, нигде не сохраняются, и потом сложно установить, исходя из какой информации на совещании было принято то или иное решение.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

• ознакомление с регламентными документами по организации совещаний и мероприятий (если есть);
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение видов совещаний и мероприятий;
• определение маршрутов согласования программ мероприятий;
• подготовка отчета о предпроектном обследовании;
• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды мероприятий», «Помещения и территории»);
• настройка маршрутов согласования;
• тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе с мероприятиями;
• подготовка пошаговой инструкции по работе с мероприятиями;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.

Результат:

Определены виды мероприятий, заполнены справочники по видам мероприятий, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

5 рабочих дней.

Стоимость:

50 000 руб.

Организация внутренней почты

Почтовый клиент 1С:Документооборот прост и удобен в использовании. Это оптимальное решение в случае, когда:

• нет возможности использовать привычные почтовые программы вроде MS Outlook (например, в ситуации импортозамещения);
• необходимо всю переписку хранить в единой базе;
• есть риск потерять информацию при увольнении сотрудника.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данного кейса:

• настройка почтового клиента 1С:Документооборот;
• обучение сотрудников работе с почтой;
• подготовка пошаговой инструкции по работе с почтовым клиентом;
• определение маршрутов согласования программ мероприятий;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
• выезд специалиста при необходимости) – 1 час

Результат:

Программа настроена для приема/отправки электронной почты, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

5 рабочих дней.

Стоимость:

35 000 руб.

Управление проектами

Под проектом можно понимать любую деятельность в компании, которая имеет ограничения по времени и ресурсам (например, офисный переезд, организация корпоратива или специализированной выставки, внедрение ПО). В результате запуска:

• повышается исполнительская дисциплина;
• в любой момент можно провести анализ исполнения проекта;
• исполнители проекта всегда в курсе своих задач, поэтому вероятность завершения проекта повышается в 2-3 раза;
• снижается риск превышения бюджета проекта.

Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• ознакомление с регламентными документами по управлению проектами (если есть);
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение видов проектов;
• определение контрольных точек проектов;
• подготовка отчета о предпроектном обследовании в части управления проектами;
• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды проектов», «Шаблоны контрольных точек»);
• настройка видов проектов;
• тестовое создание проектов, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников проектной работе в программе;
• подготовка пошаговой инструкции по управлению проектами;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
• выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.

Результат: программа настроена для управления проектами, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

10 рабочих дней.

Стоимость:

60 000 руб.

Организация архива документов, файлового хранилища

Использование 1С:Документооборота в качестве файлового хранилища позволяет:

• сократить время поиска документов в 10 раз благодаря полнотекстовому поиску;
• хранить все файлы и документы в одном месте;
• четко разграничить права доступа к документам;
• хранить версии файлов, просматривать историю их изменения;
• сократить риски утери и порчи документов.

Состав работ, проводимых специалистами компании ГК «Решение» в рамках данного кейса:

• ознакомление с регламентными документами по хранению файлов (если есть);
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение структуры хранения информации;
• определение прав доступа к файлам и документам;
• подготовка отчета о предпроектном обследовании в части хранения файлов и документов;
• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Файлы»);
• настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;
• тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе в программе;
• подготовка пошаговой инструкции по работе с файлами.
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
• выезд специалиста при необходимости) – 2 часа.

Результат:

Определена структура и параметры хранения файлов, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

5 рабочих дней.

Стоимость:

60 000 руб.

Учет рабочего времени и трудозатрат, отсутствий сотрудников

Учет рабочего времени и трудозатрат позволит контролировать работу каждого сотрудника вплоть до минут. Это может быть актуально, когда заработная плата сотрудника зависит от времени, затраченного на конкретную работу. 1С:Документооборот позволяет:

• вести хронометраж выполнения задач;
• вести ежедневные отчеты по работам;
• учитывать отсутствия сотрудников;
• вести календарь событий;
• анализировать трудозатраты на выполнение задач.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данной услуги:

• настройка программы для учета рабочего времени сотрудников;
• обучение пользователей работе с механизмами учета рабочего времени;
• подготовка пошаговой инструкции для пользователей;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час

Результат:

Программа настроена для учета рабочего времени сотрудников, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

5 рабочих дней

Стоимость:

40 000 руб.

Работа с претензиями, обращения граждан

Обработка претензий – это обособленный процесс, требующий особого контроля и учета. Запуск данного кейса позволит:

• хранить всю информацию по претензиям в одном месте;
• быстро находить любое письмо или файл;
• увидеть на каком этапе находится обработка той или иной претензии;
• упростить и ускорить процесс реагирования на обращения.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

• определение видов претензий (обращений граждан), ознакомление с регламентными документами по работе с претензиями (обращениями граждан);
• определение маршрутов обработки претензий (обращений граждан);
• настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;
• тестовое создание претензий (обращений граждан), проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе с претензиями (обращениями граждан) в программе;
• подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе с претензиями (обращениями граждан);
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа

Результат:

Определены виды обращений, определены и настроены маршруты обработки претензий, пользователи обучены работе с программой.

Срок запуска:

5 рабочих дней.

Стоимость:

50 000 руб.

Служебные записки

Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках:

• определение видов служебных записок, ознакомление с регламентными документами по работе со служебными записками;
• интервьюирование и анкетирование сотрудников;
• определение маршрутов обработки служебных записок;
• настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;
• тестовое создание служебных записок, проверка работоспособности модели;
• обучение сотрудников работе со служебными записками в программе;
• подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со служебными записками;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 5 часов

Результат:

Настроены виды документов (служебные, докладные, объяснительные записки, внутренние заявки), настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска:

10 рабочих дней.

Стоимость:

80 000 руб.

Удаленная работа (для тех, кто уже работает в 1С:Документооборот версии КОРП)

Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение”:

• настройка функционала системы для работы с чатом и видеозвонками;
• ознакомление сотрудников с методическими материалами для быстрой
• организации удаленной работы сотрудников (материалы входят в состав конфигурации);
• учет отсутствий – отражение факта удаленной работы;
• обучение сотрудников работе в программе – 1 час;
• сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час.

Результат:

Программный продукт содержит регламенты по удаленной работе; программа настроена для работы с чатом и видеозвонками.

Срок запуска:

1-2 рабочих дня

Стоимость:

8 000 руб.