1С:Документооборот под ключ
[smartslider3 slider=”69″]
Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии. Это происходит по разным причинам: например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования. Представляем 1С:Документооборот – самую популярную систему автоматизации работы с документами на малых, средних и крупных предприятиях и в государственных учреждениях.
Документооборот ведется в любой компании, независимо от ее масштабов. Автоматизация документооборота создает удобную систему работы в любое время, экономит рабочее время сотрудников и позволяет сократить финансовые затраты.
Как понять, что вам пора автоматизировать документооборот
Рутинные операции и работа с документами отнимают большое количество времени у сотрудников.
Сроки прохождения документов затягиваются.
Есть удаленные подразделения, и с ними необходимо часто обмениваться документацией.
Большой документооборот на бумажных носителях (договоры, справки, акты, счета).
Требуется оптимизировать составление графиков работы персонала и контроль исполнения должностных инструкций и обязательств.
Следует упорядочить работу со входящими/исходящими/внутренними файлами.
Есть конфиденциальная информация.
Внедрение 1С:Документооборот
1С:Документооборот — программное решение для построения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Возможности 1С:Документооборот
Работа с договорными документами
Эффективное управление процессами
Функциональный почтовый клиент
Учет и планирование рабочего времени
Проектный учет и контроль исполнения
Инструменты для совместной работы
Интеграция с любыми решениями
Доступ с различных устройств
Технологии внедрения 1С:Документооборота
В зависимости от потребностей и пожеланий вы можете получить услугу по автоматизации документооборота программами 1С либо отдельного бизнес-процесса, либо всего бизнеса в комплексе. При этом вы можете выбрать:
Внедрение 1С:Документооборот позволит упростить и автоматизировать работу с документами в вашей организации.
Оставьте заявку, и мы обсудим ваши задачи!
Типовое внедрение
Типовой запуск подойдет небольшим, средним и крупным компаниям с несложной организационной структурой. Позволит организовать работу с документами, наладить взаимодействие сотрудников и контроль исполнения задач.
Результаты по выбранным бизнес-процессам в течение 1-2 недель
Максимально выгодное использование типового функционала системы “1С”
Сохранение конфигурации “1С” в типовом виде с возможностью её дальнейшего автоматического обновления
Минимизация затрат заказчика за счет типизации/стандартизации процесса запуска системы
Быстрый запуск наиболее важных для компании бизнес-процессов в автоматизированной системе
Поэтапность запуска ключевых бизнес-процессов с контролируемыми результатами
Готовые модули для внедрения 1С:Документооборота
Вы можете автоматизировать любой участок документооборота: учет договоров, управление проектами, учет рабочего времени и затрат и т.д. Представленные ниже модули уже реализованы на практике и имеют не один успешный опыт внедрения.
Согласование договоровКонтроль исп дисциплиныАвтоматизация канцелярииРабота с ОРДУчет совещанийОрганизация внутренней почтыУправление проектамиОрганизация архива, файлового хранилищаУчет рабочего времени и трудозатратРабота с претензиямиСлужебные запискиУдаленная работа
Согласование договоров с использованием 1С:Документооборота:
снижает риски утраты документа и неисполнения обязательств;
сокращает трудозатраты на поиск и обработку документов;
повышает исполнительскую дисциплину;
позволяет сократить сроки согласования договоров в среднем на 30-50%;
позволяет сократить затраты на расходные материалы (бумагу, картриджи) в среднем на 20%.
Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках данной услуги:
ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение видов договоров, определение шаблонов форм типовых договоров;
определение маршрутов согласования договоров;
подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части согласования договоров;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”, “Виды документов”);
настройка шаблонов документов;
настройка маршрутов движения документов;
тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников согласованию договоров в программе;
подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 5 часов.
Результат:
Определены виды договоров, настроены шаблоны документов (в том числе автозаполняемые формы), определены и настроены маршруты согласования договоров, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
10 рабочих дней
Стоимость:
92 000 руб.
Контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения)
Очень часто у руководителя нет точных ответов на такие простые вопросы:
Какие поручения даны и кому?
Какие из них выполнены, не выполнены, просрочены?
Кто следит за исполнением поручений? Как он это делает?
Как руководитель узнает, что по его поручениям что-то идет не так?
Все ли исполнители в курсе, какие поручения им были выданы?
Автоматизация контроля исполнительской дисциплины позволяет оперативно получать ответы на эти вопросы, а также повысить скорость работы сотрудников в среднем на 20%.
Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках данной услуги:
ознакомление с регламентными документами по исполнительской дисциплине (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение видов поручений и процессов их обработки;
определение видов поручений и задач;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”);
настройка маршрутов обработки поручений;
тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;
подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа.
Результат:
Программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
5 рабочих дней.
Стоимость:
45 000 руб.
Автоматизация канцелярии (делопроизводства)
Услуга автоматизации канцелярии на базе 1С:Документооборот 8 позволяет вести учет входящей и исходящей корреспонденции (писем, претензий, уведомлений, запросов и т.д.). Идеальное решение, если:
важные документы остаются необработанными или неотправленными;
на подпись к руководству попадают незначительные документы, а важные остаются без рассмотрения;
документы теряются или залеживаются на столах сотрудников;
нет четкого понимания, какие операции нужно провести с тем или иным документом;
на обработку и поиск документов уходит много времени.
Состав работ, проводимых специалистами ГК “СофтБаланс” в рамках данного кейса:
ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение видов входящих и исходящих документов, определение шаблонов форм документов;
определение маршрутов движения входящих и исходящих документов;
подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части входящей и исходящей корреспонденции;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”, “Виды документов”);
настройка шаблонов документов;
настройка маршрутов движения документов;
тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами;
подготовка пошаговой инструкции по работе с корреспонденцией в программе;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
выезд специалиста при необходимости) – 3 часа
Результат:
Определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны этих документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
5 рабочих дней.
Стоимость:
55 000 руб.
Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения)
Услуга направлена на оптимизацию процессов создания, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительной документации. Использование 1С:Документооборота позволяет:
существенно сократить время ознакомления с приказами и распоряжениями;
легко контролировать исполнение приказов и распоряжений;
сократить время и трудозатраты на подготовку и согласование организационно-распорядительной документации;
снизить риски утраты и порчи документов;
повысить исполнительскую дисциплину.
Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках данной услуги:
ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение видов организационно-распорядительных документов, определение шаблонов типовых форм;
определение маршрутов обработки организационно-распорядительной документации;
подготовка отчета о предпроектном обследовании;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников “Пользователи”, “Организации”, “Структура предприятия”, “Виды документов”);
настройка шаблонов документов;
настройка маршрутов движения документов;
тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе в программе;
подготовка пошаговой инструкции по работе с организационно-распорядительными документами в программе;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
Результат:
Определены виды приказов и распоряжений, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
10 рабочих дней.
Стоимость:
65 000 руб.
Учет совещаний (мероприятий)
Услуга необходима организациям, которые сталкиваются со следующими ситуациями:
подготовка к совещаниям и мероприятиям занимает очень много времени;
согласование программы мероприятия проходит долго, регламенты согласования не соблюдаются;
решения, принятые на совещаниях, часто теряются;
материалы, подготовленные к совещаниям, нигде не сохраняются, и потом сложно установить, исходя из какой информации на совещании было принято то или иное решение.
Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:
ознакомление с регламентными документами по организации совещаний и мероприятий (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение видов совещаний и мероприятий;
определение маршрутов согласования программ мероприятий;
подготовка отчета о предпроектном обследовании;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды мероприятий», «Помещения и территории»);
настройка маршрутов согласования;
тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе с мероприятиями;
подготовка пошаговой инструкции по работе с мероприятиями;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
Результат:
Определены виды мероприятий, заполнены справочники по видам мероприятий, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
5 рабочих дней.
Стоимость:
50 000 руб.
Организация внутренней почты
Почтовый клиент 1С:Документооборот прост и удобен в использовании. Это оптимальное решение в случае, когда:
нет возможности использовать привычные почтовые программы вроде MS Outlook (например, в ситуации импортозамещения);
необходимо всю переписку хранить в единой базе;
есть риск потерять информацию при увольнении сотрудника.
Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данного кейса:
настройка почтового клиента 1С:Документооборот;
обучение сотрудников работе с почтой;
подготовка пошаговой инструкции по работе с почтовым клиентом;
определение маршрутов согласования программ мероприятий;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
выезд специалиста при необходимости) – 1 час
Результат:
Программа настроена для приема/отправки электронной почты, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
5 рабочих дней.
Стоимость:
35 000 руб.
Управление проектами
Под проектом можно понимать любую деятельность в компании, которая имеет ограничения по времени и ресурсам (например, офисный переезд, организация корпоратива или специализированной выставки, внедрение ПО). В результате запуска:
повышается исполнительская дисциплина;
в любой момент можно провести анализ исполнения проекта;
исполнители проекта всегда в курсе своих задач, поэтому вероятность завершения проекта повышается в 2-3 раза;
снижается риск превышения бюджета проекта.
Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:
ознакомление с регламентными документами по управлению проектами (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение видов проектов;
определение контрольных точек проектов;
подготовка отчета о предпроектном обследовании в части управления проектами;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды проектов», «Шаблоны контрольных точек»);
настройка видов проектов;
тестовое создание проектов, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников проектной работе в программе;
подготовка пошаговой инструкции по управлению проектами;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
Результат: программа настроена для управления проектами, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
10 рабочих дней.
Стоимость:
60 000 руб.
Организация архива документов, файлового хранилища
Использование 1С:Документооборота в качестве файлового хранилища позволяет:
сократить время поиска документов в 10 раз благодаря полнотекстовому поиску;
хранить все файлы и документы в одном месте;
четко разграничить права доступа к документам;
хранить версии файлов, просматривать историю их изменения;
сократить риски утери и порчи документов.
Состав работ, проводимых специалистами компании ГК «Решение» в рамках данного кейса:
ознакомление с регламентными документами по хранению файлов (если есть);
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение структуры хранения информации;
определение прав доступа к файлам и документам;
подготовка отчета о предпроектном обследовании в части хранения файлов и документов;
ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Файлы»);
настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;
тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе в программе;
подготовка пошаговой инструкции по работе с файлами.
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
выезд специалиста при необходимости) – 2 часа.
Результат:
Определена структура и параметры хранения файлов, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
5 рабочих дней.
Стоимость:
60 000 руб.
Учет рабочего времени и трудозатрат, отсутствий сотрудников
Учет рабочего времени и трудозатрат позволит контролировать работу каждого сотрудника вплоть до минут. Это может быть актуально, когда заработная плата сотрудника зависит от времени, затраченного на конкретную работу. 1С:Документооборот позволяет:
вести хронометраж выполнения задач;
вести ежедневные отчеты по работам;
учитывать отсутствия сотрудников;
вести календарь событий;
анализировать трудозатраты на выполнение задач.
Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данной услуги:
настройка программы для учета рабочего времени сотрудников;
обучение пользователей работе с механизмами учета рабочего времени;
подготовка пошаговой инструкции для пользователей;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час
Результат:
Программа настроена для учета рабочего времени сотрудников, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
5 рабочих дней
Стоимость:
40 000 руб.
Работа с претензиями, обращения граждан
Обработка претензий – это обособленный процесс, требующий особого контроля и учета. Запуск данного кейса позволит:
хранить всю информацию по претензиям в одном месте;
быстро находить любое письмо или файл;
увидеть на каком этапе находится обработка той или иной претензии;
упростить и ускорить процесс реагирования на обращения.
Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:
определение видов претензий (обращений граждан), ознакомление с регламентными документами по работе с претензиями (обращениями граждан);
определение маршрутов обработки претензий (обращений граждан);
настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;
тестовое создание претензий (обращений граждан), проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе с претензиями (обращениями граждан) в программе;
подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе с претензиями (обращениями граждан);
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа
Результат:
Определены виды обращений, определены и настроены маршруты обработки претензий, пользователи обучены работе с программой.
Срок запуска:
5 рабочих дней.
Стоимость:
50 000 руб.
Служебные записки
Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение” в рамках:
определение видов служебных записок, ознакомление с регламентными документами по работе со служебными записками;
интервьюирование и анкетирование сотрудников;
определение маршрутов обработки служебных записок;
настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;
тестовое создание служебных записок, проверка работоспособности модели;
обучение сотрудников работе со служебными записками в программе;
подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со служебными записками;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 5 часов
Результат:
Настроены виды документов (служебные, докладные, объяснительные записки, внутренние заявки), настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой.
Срок запуска:
10 рабочих дней.
Стоимость:
80 000 руб.
Удаленная работа (для тех, кто уже работает в 1С:Документооборот версии КОРП)
Состав работ, проводимых специалистами ГК “Решение”:
настройка функционала системы для работы с чатом и видеозвонками;
ознакомление сотрудников с методическими материалами для быстрой
организации удаленной работы сотрудников (материалы входят в состав конфигурации);
учет отсутствий – отражение факта удаленной работы;
обучение сотрудников работе в программе – 1 час;
сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час.
Результат:
Программный продукт содержит регламенты по удаленной работе; программа настроена для работы с чатом и видеозвонками.
Срок запуска:
1-2 рабочих дня
Стоимость:
8 000 руб.
Проектное внедрение 1С:Документооборота
Проектные внедрения проектируются, разрабатываются и внедряются, исходя из потребностей, особенностей и традиций работы конкретной компании. При выборе такого варианта автоматизации документооборота составляется техническое задание на разработку решения, проводится обследование деятельности компании, ее процессов, методов работы с документацией, имеющихся регламентов и правил, организующих работу сотрудников, создается заказная система электронного документооборота. В итоге компания имеет абсолютно гарантированный результат и полное соответствие своим ожиданиям.
Подходит для небольших, средних и крупных компаний, со сложной организационной структурой и потребностью в анализе и упорядочивании работы с управленческими документами построение, взаимосвязей внутри организации. Также для компаний, которые приобрели программный продукт “1С:Документооборот 8 ПРОФ/КОРП” ранее.
Результат: система документооборота, учитывающая всю специфику предприятия.
Срок внедрения и стоимость рассчитываются индивидуально.
Этапы внедрения
Шаг 1
ОБСЛЕДОВАНИЕ
Проведем обследование вашего предприятия
Шаг 2
ПОДГОТОВКА
Подготовим все для запуска проекта
Шаг 3
ОБУЧЕНИЕ
Научим вас, как этим пользоваться
Шаг 4
ЗАПУСК
Запустим решение с учетом пожеланий
Шаг 5
РАЗВИТИЕ
Расскажем о перспективах развития
Преимущества работы с нами
Готовые решения любой сложности
Проекты для любых бизнес-процессов
Оперативно реагируем на запросы
Официальный партнер фирмы '1С'
Выделен специалист на каждый проект
Доступ с различных устройств
Вы сможете работать с программой «1С:Документооборот 8» через бесплатный мобильный клиент. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.
Бесплатный мобильный клиент. Подключается за 5 минут. Что для этого нужно:
- опубликовать веб-сервис MobileDM на веб-сервере;
- включить настройку программы «Использовать мобильные клиенты»;
- настроить подключение к опубликованному веб-сервису.
Бесплатно загрузить мобильный «1С:Документооборот 8» на телефон или планшет можно из магазинов Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store.
Обсудим подробности? Задайте свои вопросы, заполните короткую форму и получите предварительную оценку проекта для вашей компании.
