1С:Документооборот под ключ
Автоматизация работы с документами, сокращение затрат рабочего времени, инструменты для совместной работы сотрудников, контроль исполнения задач

Типовой запуск и проектное внедрение

Slider

Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии. Это происходит по разным причинам: например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования. Представляем 1С:Документооборот — самую популярную систему автоматизации работы с документами на малых, средних и крупных предприятиях и в государственных учреждениях.

Документооборот ведется в любой компании, независимо от ее масштабов. Автоматизация документооборота создает удобную систему работы в любое время, экономит рабочее время сотрудников и позволяет сократить финансовые затраты.


Как понять, что вам пора автоматизировать документооборот

Рутинные операции и работа с документами отнимают большое количество времени у сотрудников.
Сроки прохождения документов затягиваются.
Есть удаленные подразделения, и с ними необходимо часто обмениваться документацией.
Большой документооборот на бумажных носителях (договоры, справки, акты, счета).
Требуется оптимизировать составление графиков работы персонала и контроль исполнения должностных инструкций и обязательств.
Следует упорядочить работу со входящими/исходящими/внутренними файлами.
Есть конфиденциальная информация.

Внедрение 1С:Документо­оборот

1С:Документо­оборот — программное решение для построения системы электронного документо­оборота (СЭД) на предприятии.


Возможности 1С:Документооборот

Работа с договорными документами
Управление документами
Эффективное управление процессами
Функциональный почтовый клиент
Учет и планирование рабочего времени
Проектный учет и контроль исполнения
Инструменты для совместной работы
Интеграция с любыми решениями
Доступ с различных устройств

Технологии внедрения 1С:Документооборота

В зависимости от потребностей и пожеланий вы можете получить услугу по автоматизации документооборота программами 1С либо отдельного бизнес-процесса, либо всего бизнеса в комплексе. При этом вы можете выбрать:

Типовое внедрение
Проектное внедрение

Внедрение 1С:Документо­оборот позволит упростить и автоматизировать работу с документами в вашей организации.

Оставьте заявку, и мы обсудим ваши задачи!


Типовое внедрение

Типовой запуск подойдет небольшим, средним и крупным компаниям с несложной организационной структурой. Позволит организовать работу с документами, наладить взаимодействие сотрудников и контроль исполнения задач.

Результаты по выбранным бизнес-процессам в течение 1-2 недель

Максимально выгодное использование типового функционала системы «1С»

Сохранение конфигурации «1С» в типовом виде с возможностью её дальнейшего автоматического обновления

Минимизация затрат заказчика за счет типизации/стандартизации процесса запуска системы

Быстрый запуск наиболее важных для компании бизнес-процессов в автоматизированной системе

Поэтапность запуска ключевых бизнес-процессов с контролируемыми результатами


Готовые модули для внедрения 1С:Документооборота

Вы можете автоматизировать любой участок документооборота: учет договоров, управление проектами, учет рабочего времени и затрат и т.д. Представленные ниже модули уже реализованы на практике и имеют не один успешный опыт внедрения.

Согласование договоровКонтроль исп дисциплиныАвтоматизация канцелярииРабота с ОРДУчет совещанийОрганизация внутренней почтыУправление проектамиОрганизация архива, файлового хранилищаУчет рабочего времени и трудозатратРабота с претензиямиСлужебные запискиУдаленная работа

Согласование договоров с использованием 1С:Документооборота:

  • снижает риски утраты документа и неисполнения обязательств;
  • сокращает трудозатраты на поиск и обработку документов;
  • повышает исполнительскую дисциплину;
  • позволяет сократить сроки согласования договоров в среднем на 30-50%;
  • позволяет сократить затраты на расходные материалы (бумагу, картриджи) в среднем на 20%.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

  • ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение видов договоров, определение шаблонов форм типовых договоров;
  • определение маршрутов согласования договоров;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части согласования договоров;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»);
  • настройка шаблонов документов;
  • настройка маршрутов движения документов;
  • тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников согласованию договоров в программе;
  • подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 5 часов.
  • Результат:

    Определены виды договоров, настроены шаблоны документов (в том числе автозаполняемые формы), определены и настроены маршруты согласования договоров, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    10 рабочих дней

    Стоимость:

    92 000 руб.

    Контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения)

    Очень часто у руководителя нет точных ответов на такие простые вопросы:

  • Какие поручения даны и кому?
  • Какие из них выполнены, не выполнены, просрочены?
  • Кто следит за исполнением поручений? Как он это делает?
  • Как руководитель узнает, что по его поручениям что-то идет не так?
  • Все ли исполнители в курсе, какие поручения им были выданы?
  • Автоматизация контроля исполнительской дисциплины позволяет оперативно получать ответы на эти вопросы, а также повысить скорость работы сотрудников в среднем на 20%.

    Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

  • ознакомление с регламентными документами по исполнительской дисциплине (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение видов поручений и процессов их обработки;
  • определение видов поручений и задач;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия»);
  • настройка маршрутов обработки поручений;
  • тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;
  • подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа.
  • Результат:

    Программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней.

    Стоимость:

    45 000 руб.

    Автоматизация канцелярии (делопроизводства)

    Услуга автоматизации канцелярии на базе 1С:Документооборот 8 позволяет вести учет входящей и исходящей корреспонденции (писем, претензий, уведомлений, запросов и т.д.). Идеальное решение, если:

  • важные документы остаются необработанными или неотправленными;
  • на подпись к руководству попадают незначительные документы, а важные остаются без рассмотрения;
  • документы теряются или залеживаются на столах сотрудников;
  • нет четкого понимания, какие операции нужно провести с тем или иным документом;
  • на обработку и поиск документов уходит много времени.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

  • ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение видов входящих и исходящих документов, определение шаблонов форм документов;
  • определение маршрутов движения входящих и исходящих документов;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части входящей и исходящей корреспонденции;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»);
    настройка шаблонов документов;

  • настройка маршрутов движения документов;
  • тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами;
  • подготовка пошаговой инструкции по работе с корреспонденцией в программе;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
  • выезд специалиста при необходимости) – 3 часа
  • Результат:

    Определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны этих документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней.

    Стоимость:

    55 000 руб.

    Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения)

    Услуга направлена на оптимизацию процессов создания, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительной документации. Использование 1С:Документооборота позволяет:

  • существенно сократить время ознакомления с приказами и распоряжениями;
  • легко контролировать исполнение приказов и распоряжений;
  • сократить время и трудозатраты на подготовку и согласование организационно-распорядительной документации;
  • снизить риски утраты и порчи документов;
  • повысить исполнительскую дисциплину.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

  • ознакомление с регламентными документами по документообороту (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение видов организационно-распорядительных документов, определение шаблонов типовых форм;
  • определение маршрутов обработки организационно-распорядительной документации;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»);
  • настройка шаблонов документов;
  • настройка маршрутов движения документов;
  • тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе в программе;
  • подготовка пошаговой инструкции по работе с организационно-распорядительными документами в программе;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
  • Результат:

    Определены виды приказов и распоряжений, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    10 рабочих дней.

    Стоимость:

    65 000 руб.

    Учет совещаний (мероприятий)

    Услуга необходима организациям, которые сталкиваются со следующими ситуациями:

  • подготовка к совещаниям и мероприятиям занимает очень много времени;
    согласование программы мероприятия проходит долго, регламенты согласования не соблюдаются;
  • решения, принятые на совещаниях, часто теряются;
  • материалы, подготовленные к совещаниям, нигде не сохраняются, и потом сложно установить, исходя из какой информации на совещании было принято то или иное решение.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

  • ознакомление с регламентными документами по организации совещаний и мероприятий (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение видов совещаний и мероприятий;
  • определение маршрутов согласования программ мероприятий;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды мероприятий», «Помещения и территории»);
  • настройка маршрутов согласования;
  • тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе с мероприятиями;
  • подготовка пошаговой инструкции по работе с мероприятиями;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
  • Результат:

    Определены виды мероприятий, заполнены справочники по видам мероприятий, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней.

    Стоимость:

    50 000 руб.

    Организация внутренней почты

    Почтовый клиент 1С:Документооборот прост и удобен в использовании. Это оптимальное решение в случае, когда:

  • нет возможности использовать привычные почтовые программы вроде MS Outlook (например, в ситуации импортозамещения);
  • необходимо всю переписку хранить в единой базе;
  • есть риск потерять информацию при увольнении сотрудника.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данного кейса:

  • настройка почтового клиента 1С:Документооборот;
  • обучение сотрудников работе с почтой;
  • подготовка пошаговой инструкции по работе с почтовым клиентом;
  • определение маршрутов согласования программ мероприятий;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
  • выезд специалиста при необходимости) – 1 час
  • Результат:

    Программа настроена для приема/отправки электронной почты, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней.

    Стоимость:

    35 000 руб.

    Управление проектами

    Под проектом можно понимать любую деятельность в компании, которая имеет ограничения по времени и ресурсам (например, офисный переезд, организация корпоратива или специализированной выставки, внедрение ПО). В результате запуска:

  • повышается исполнительская дисциплина;
  • в любой момент можно провести анализ исполнения проекта;
  • исполнители проекта всегда в курсе своих задач, поэтому вероятность завершения проекта повышается в 2-3 раза;
  • снижается риск превышения бюджета проекта.
  • Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

  • ознакомление с регламентными документами по управлению проектами (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение видов проектов;
  • определение контрольных точек проектов;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании в части управления проектами;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды проектов», «Шаблоны контрольных точек»);
  • настройка видов проектов;
  • тестовое создание проектов, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников проектной работе в программе;
  • подготовка пошаговой инструкции по управлению проектами;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
  • выезд специалиста при необходимости) – 3 часа.
  • Результат: программа настроена для управления проектами, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    10 рабочих дней.

    Стоимость:

    60 000 руб.

    Организация архива документов, файлового хранилища

    Использование 1С:Документооборота в качестве файлового хранилища позволяет:

  • сократить время поиска документов в 10 раз благодаря полнотекстовому поиску;
  • хранить все файлы и документы в одном месте;
  • четко разграничить права доступа к документам;
  • хранить версии файлов, просматривать историю их изменения;
  • сократить риски утери и порчи документов.
  • Состав работ, проводимых специалистами компании ГК «Решение» в рамках данного кейса:

  • ознакомление с регламентными документами по хранению файлов (если есть);
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение структуры хранения информации;
  • определение прав доступа к файлам и документам;
  • подготовка отчета о предпроектном обследовании в части хранения файлов и документов;
  • ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Файлы»);
  • настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;
  • тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе в программе;
  • подготовка пошаговой инструкции по работе с файлами.
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте;
  • выезд специалиста при необходимости) – 2 часа.
  • Результат:

    Определена структура и параметры хранения файлов, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней.

    Стоимость:

    60 000 руб.

    Учет рабочего времени и трудозатрат, отсутствий сотрудников

    Учет рабочего времени и трудозатрат позволит контролировать работу каждого сотрудника вплоть до минут. Это может быть актуально, когда заработная плата сотрудника зависит от времени, затраченного на конкретную работу. 1С:Документооборот позволяет:

  • вести хронометраж выполнения задач;
  • вести ежедневные отчеты по работам;
  • учитывать отсутствия сотрудников;
  • вести календарь событий;
  • анализировать трудозатраты на выполнение задач.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данной услуги:

  • настройка программы для учета рабочего времени сотрудников;
  • обучение пользователей работе с механизмами учета рабочего времени;
  • подготовка пошаговой инструкции для пользователей;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час
  • Результат:

    Программа настроена для учета рабочего времени сотрудников, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней

    Стоимость:

    40 000 руб.

    Работа с претензиями, обращения граждан

    Обработка претензий – это обособленный процесс, требующий особого контроля и учета. Запуск данного кейса позволит:

  • хранить всю информацию по претензиям в одном месте;
  • быстро находить любое письмо или файл;
  • увидеть на каком этапе находится обработка той или иной претензии;
  • упростить и ускорить процесс реагирования на обращения.
  • Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках данной услуги:

  • определение видов претензий (обращений граждан), ознакомление с регламентными документами по работе с претензиями (обращениями граждан);
  • определение маршрутов обработки претензий (обращений граждан);
  • настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;
  • тестовое создание претензий (обращений граждан), проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе с претензиями (обращениями граждан) в программе;
  • подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе с претензиями (обращениями граждан);
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 2 часа
  • Результат:

    Определены виды обращений, определены и настроены маршруты обработки претензий, пользователи обучены работе с программой.

    Срок запуска:

    5 рабочих дней.

    Стоимость:

    50 000 руб.

    Служебные записки

    Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение» в рамках:

  • определение видов служебных записок, ознакомление с регламентными документами по работе со служебными записками;
  • интервьюирование и анкетирование сотрудников;
  • определение маршрутов обработки служебных записок;
  • настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;
  • тестовое создание служебных записок, проверка работоспособности модели;
  • обучение сотрудников работе со служебными записками в программе;
  • подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со служебными записками;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 5 часов
  • Результат:

    Настроены виды документов (служебные, докладные, объяснительные записки, внутренние заявки), настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой.

    Срок запуска:

    10 рабочих дней.

    Стоимость:

    80 000 руб.

    Удаленная работа (для тех, кто уже работает в 1С:Документооборот версии КОРП)

    Состав работ, проводимых специалистами ГК «Решение»:

  • настройка функционала системы для работы с чатом и видеозвонками;
  • ознакомление сотрудников с методическими материалами для быстрой
  • организации удаленной работы сотрудников (материалы входят в состав конфигурации);
  • учет отсутствий – отражение факта удаленной работы;
  • обучение сотрудников работе в программе – 1 час;
  • сопровождение пользователей (консультации по телефону и электронной почте, выезд специалиста при необходимости) – 1 час.
  • Результат:

    Программный продукт содержит регламенты по удаленной работе; программа настроена для работы с чатом и видеозвонками.

    Срок запуска:

    1-2 рабочих дня

    Стоимость:

    8 000 руб.


    Проектное внедрение 1С:Документооборота

    Проектные внедрения проектируются, разрабатываются и внедряются, исходя из потребностей, особенностей и традиций работы конкретной компании. При выборе такого варианта автоматизации документооборота составляется техническое задание на разработку решения, проводится обследование деятельности компании, ее процессов, методов работы с документацией, имеющихся регламентов и правил, организующих работу сотрудников, создается заказная система электронного документооборота. В итоге компания имеет абсолютно гарантированный результат и полное соответствие своим ожиданиям.

    Подходит для небольших, средних и крупных компаний, со сложной организационной структурой и потребностью в анализе и упорядочивании работы с управленческими документами построение, взаимосвязей внутри организации. Также для компаний, которые приобрели программный продукт «1С:Документооборот 8 ПРОФ/КОРП» ранее.

    Результат: система документооборота, учитывающая всю специфику предприятия.

    Срок внедрения и стоимость рассчитываются индивидуально.


    Этапы внедрения


    Преимущества работы с нами

    Готовые решения любой сложности
    Проекты для любых бизнес-процессов
    Оперативно реагируем на запросы
    Официальный партнер фирмы '1С'
    Выделен специалист на каждый проект
    Опыт успешных внедрений

    Доступ с различных устройств

    Вы сможете работать с программой «1С:Документооборот 8» через бесплатный мобильный клиент. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.
    Бесплатный мобильный клиент. Подключается за 5 минут. Что для этого нужно:

    • опубликовать веб-сервис MobileDM на веб-сервере;
    • включить настройку программы «Использовать мобильные клиенты»;
    • настроить подключение к опубликованному веб-сервису.

    Бесплатно загрузить мобильный «1С:Документооборот 8» на телефон или планшет можно из магазинов Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store.


    Обсудим подробности? Задайте свои вопросы, заполните короткую форму и получите предварительную оценку проекта для вашей компании.