Инвентаризация кассы – когда проводить и как оформить в 1С:Бухгалтерия

Инвентаризация — это проверка текущего состояния денежных активов, и в случае с кассой проверяют наличие, порядок учета, ошибки в операциях с наличными деньгами и другими средствами расчета. Основная цель инвентаризации кассы – сверка фактического наличия остатка денежных средств с данными бухгалтерского учета. Кроме этого проверяются, правильность учета денежных средств и их хранение.

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой и проводится на основании приказа руководителя компании или представителя контролирующего органа. По результатам ревизии составляется соответствующий акт.

Порядок проведения инвентаризации кассы определяется следующими нормативно-правовыми актами: Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Когда проводится инвентаризация кассы

Различают плановую и внеплановую инвентаризацию. Плановая проверка проводится в соответствии с учетной политикой организации. Ее проведение определяется нормативно-правовыми актами. Количество плановых инвентаризаций не ограничено. Обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
• при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы проводится без предварительного уведомления, неожиданно для материально ответственного лица. Основная её цель – проверка добросовестности и компетентности сотрудника. Сроки проведения внеплановой инвентаризации также не определены действующим законодательством, поэтому определяются в соответствии с учетной политикой организации.

Инвентаризация кассы в 1С:Бухгалтерия

Для проведения инвентаризации кассы (с релиза 3.0.112 и выше) в программе используется документ “Инвентаризация кассы” (рис. 1).

1. Раздел: Банк и касса – Инвентаризация кассы.
2. Кнопка “Создать”.
3. В поле “от” укажите дату проведения инвентаризации. Уста
4. новите переключатель “Касса” в положение “По основной деятельности”, если проводится инвентаризация кассы по основной деятельности организации, или “По деятельности платежного агента”, если проводится инвентаризация кассы платежного агента (выбранное значение выделяется шрифтом зеленого цвета).
5. На закладке “Ценности”:
   • заполните табличную часть документа по кнопке “Заполнить” (автоматически по учетным данным) или по кнопке “Добавить” (вручную);
   • при добавлении новых строк вручную:
     • в колонке “Вид ценностей” выберите вид денежного актива (“наличные деньги” или “денежный документ” для основной деятельности либо только “наличные деньги” для деятельности налогового агента), затем для вида актива “денежный документ” выберите сам актив из справочника “Номенклатура денежных документов”;
     • в колонке “Валюта” выберите валюту денежного актива;
     • в колонке “Счет учета” выберите счет, на котором учитывается денежный актив;
   • в колонке “Сумма факт” укажите фактическую сумму наличия денежных активов в кассе на момент проведения инвентаризации, отклонение фактического значения от учетного будет выведено автоматически в колонке “Отклонение”.
6. На закладке “Проведение инвентаризации”:
   • в полях “Период с” и “по” установите срок проведения инвентаризации;
   • в полях “Документ”, “№” и “от” выберите один из вариантов документа (“Приказ”, “Постановление” или “Распоряжение”), на основании которого проводится инвентаризация, и укажите его номер и дату;
   • в поле “Причина” укажите причину проведения инвентаризации расчетов.
7. На закладке “Инвентаризационная комиссия”:
   • по кнопке “Добавить” выберите членов инвентаризационной комиссии;
   • в колонке “Председатель” отметьте флажком председателя комиссии.
8. Кнопка “Провести”. Документ не формирует проводок.
9. Для вывода на печать приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22) и акта инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) используйте кнопку “Печать”. В печатную форму документа можно внести изменения (рис. 2).

 

• • Кнопка  “Редактирование” включает или отключает режим редактирования печатной формы документа (если кнопка не видна на панели, команду можно выбрать по кнопке “Еще”).
  • По кнопке  “Сохранить” отредактированную печатную форму документа можно сохранить на диске или присоединить к документу для дальнейшего использования (если кнопка не видна на панели, команду можно выбрать по кнопке “Еще”).