Электронная транспортная накладная (ЭТрН): как подготовиться к обязательным требованиям 2026 года и выстроить эффективный документооборот

С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу требование об обязательном оформлении электронных транспортных накладных (ЭТрН) — это закреплено федеральным законом № 140. Нововведение затронет практически всех участников рынка грузоперевозок: отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей товаров. Цель изменений — сделать транспортную сферу прозрачнее, упростить контроль со стороны государства и снизить операционные издержки бизнеса.

ЭТрН — это цифровой аналог привычной бумажной транспортной накладной. Переход на электронный формат даёт компаниям ощутимые преимущества именно в работе с перевозочными документами:

• Сокращение расходов на документооборот. Вы перестаёте тратить деньги на бумагу, печать, хранение и курьерскую доставку накладных.
• Ускорение расчётов по перевозкам. Практика показывает, что оплата перевозки при работе с ЭТрН приходит в среднем на 20 дней быстрее за счёт прозрачности статусов и мгновенной передачи документов.
• Минимизация рисков при работе с накладными. Исключается риск потери, порчи или подделки ЭТрН — каждый документ хранится в системе, имеет юридическую силу и неизменяемую историю версий.
• Прозрачность на всех этапах перевозки. Все участники видят актуальный статус ЭТрН: кто подписал, на каком этапе находится груз, какие замечания внесены.
• Упрощённое взаимодействие с контролирующими органами. Данные из ЭТрН автоматически передаются в ГИС ЭПД, поэтому проверки проходят быстрее, а вероятность ошибок при сверке снижается.

При этом важно не просто «перейти на цифру», а выстроить процессы так, чтобы работа с ЭТрН не создавала новых сложностей для водителей, диспетчеров и бухгалтеров.

Федеральный закон № 140 чётко определяет, какие перевозочные документы с указанной даты должны оформляться исключительно в электронном виде. Ключевым документом становится именно электронная транспортная накладная, но требования распространяются также на:

• заказы и заявки на перевозку грузов;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки);
• транспортную железнодорожную накладную;
• грузовую накладную для воздушных перевозок.

Нововведения охватывают автомобильные, железнодорожные и воздушные перевозки. У компаний ещё есть время, чтобы адаптировать внутренние процессы и отладить работу с ЭТрН, чтобы после 1 сентября не столкнуться с задержками и штрафами.

Минтранс утвердил перечень случаев, когда бумажный формат остаётся допустимым — в том числе для бумажных транспортных накладных. К ним относятся:

• перевозки, где одной из сторон выступает Министерство обороны РФ;
• перевозки с участием иностранных лиц, не включённых в РАФП;
• каботажные перевозки иностранными перевозчиками из ЕАЭС;
• перевозки для личных нужд (не связанные с предпринимательской деятельностью);
• ситуации, когда отсутствует техническая возможность передачи данных в ГИС ЭПД из‑за зафиксированного сбоя или ограничений доступа к интернету;
• случаи, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
• перевозка драгоценных металлов и камней.

Во всех остальных случаях с 1 сентября 2026 года оформление ЭТрН станет обязательным.

Чтобы переход на ЭТрН прошёл гладко, стоит заранее выполнить несколько шагов, которые напрямую влияют на операционную работу с накладными:

1. Оформить квалифицированные электронные подписи (КЭП). Руководителю компании или ИП нужна КЭП, а сотрудникам — КЭП плюс машиночитаемые доверенности. Это обязательное условие для подписания ЭТрН всеми участниками перевозки.
2. Подключиться к оператору электронного документооборота, который поддерживает обмен перевозочными документами и интеграцию с ГИС ЭПД. Именно через оператора происходит обмен ЭТрН между сторонами.
3. Настроить роли и процессы работы с ЭТрН. Определите, кто в компании отвечает за создание, согласование и подписание накладных, настройте права доступа и шаблоны заполнения.
4. Согласовать взаимодействие с контрагентами. Важно, чтобы все участники перевозки — отправители, перевозчики, получатели — были технически готовы принимать и подписывать ЭТрН.
5. Обеспечить мобильность для тех, кто работает с накладными на маршруте. Водителям и экспедиторам понадобятся смартфоны или планшеты с доступом в интернет — так они смогут подписывать ЭТрН и фиксировать статусы прямо в рейсе.
6. Провести тестовые рейсы с оформлением ЭТрН. Проверьте новые процессы на нескольких пробных перевозках — это поможет выявить и устранить возможные проблемы до массового внедрения.

В программах «1С» уже есть готовое решение — сервис «1С-ЭПД». В нём уже реализованы все сценарии работы с электронными перевозочными документами, которые станут обязательными с 1 сентября 2026 года. 

Чтобы работать с электронными перевозочными документами в программах 1С, нужно:

• подключиться к системе электронных перевозочных документов и настроить электронный документооборот в программе 1С;
• оформить квалифицированные электронные подписи сотрудникам. Отправить заявление на получение подписи можно из программ 1С с помощью «1С-Подпись»;
• договориться с другими участниками перевозок об обмене электронными перевозочными документами. Для этого отправить контрагентам приглашение к обмену через 1С-ЭДО;
• обеспечить сотрудников, которые будут участвовать в перевозке, смартфонами или планшетами, подключенными к интернету, чтобы они могли работать с электронными перевозочными документами.

Для подключения и настройки электронного документооборота оставьте заявку.