Реальный кошмар новых плательщиков НДС: авансы, переходящие операции, раздельный учёт — как не потеряться

Сегодня все обсуждают технологические вопросы (ЭЦП, 1С, сроки), но никто не говорит о главной проблеме новых плательщиков НДС — о переходящих авансах, операциях и раздельном учёте.

Это то, что реально приводит к штрафам и кассовым разрывам.

Суть проблемы:

Если вы получили авансовый платёж в 2025 году, но отгрузка товара или оказание услуги произойдёт в 2026 году, НДС считается по ставке 2026 года (22%), а не 2025 года (20%).

По налоговому кодексу это называется “момент определения налоговой базы”. Налоговая база определяется на день оплаты И на день отгрузки — берётся более поздняя дата.

Реальный пример из практики:

Компания “Гермес” (подрядчик) в декабре 2025 получила авансовый платёж от компании “Рио” в размере 500 000 рублей за выполнение работ в январе 2026.

В декабре 2025 “Гермес” выставляет авансовый счет-фактуру:

• Сумма: 500 000 рублей
• Ставка НДС 2025 года: 20%
• НДС в счете: 500 000 × 20% / 120% = 83 333 рубля

В январе 2026 работы выполнены. “Гермес” выставляет итоговый счет-фактуру по работам (500 000 рублей):

• Новая ставка НДС 2026 года: 22%
• НДС в счете: 500 000 × 22% / 122% = 90 164 рубля

Разница: 90 164 – 83 333 = 6 831 рубль

“Гермес” должна либо выставить корректировочный счет-фактуру на 6 831 рубль, либо запросить доплату у “Рио”.

Если этого не сделать:

• Недоплачиваете НДС в бюджет (штраф!)
• Контрагент получает неверный счет-фактуру (его штрафуют за неправильный вычет!)
• Это выглядит как умышленное занижение налога

Почему это критично:

На УСН вы привыкли не работать с авансами и счетами-фактурами. Теперь это нужно отслеживать по КАЖДОМУ авансу.

Если у вас в декабре 2025 получено авансов на 5 млн рублей за работы в 2026 году, это означает переоформление ~100+ счетов-фактур!

Ключевой момент: ставка НДС определяется по дате отгрузки товара или оказания услуги, а не по дате контракта.

Таблица критических ситуаций:

Реальный пример:

Магазин “Цены” (на УСН) договорился с поставщиком “Товарник” в ноябре 2025 доставить партию товаров на 2 млн рублей. Поставка должна быть до 20 декабря 2025 года.

Но логистика задержалась, и товар приехал 1 января 2026.

• Договор подписан: 20% НДС
• Фактическая отгрузка: 1 января 2026 → 22% НДС
• Счет-фактура от “Товарника”: либо с 22%, либо нужно переоформить
• Если счет с 20%, то вычет будет неправильным и ФНС отклонит его

Как это решить:

В договорах с поставщиками и покупателями нужно прописать:

“При отгрузке товаров или оказании услуг в 2026 году, независимо от даты подписания договора, применяется налоговая ставка НДС 22% (или 5%, в зависимости от выбора). Цены в договоре пересчитываются на разницу в ставке НДС.”

И не забыть уведомить контрагентов!

Кто столкнётся:

Если вы выбрали ставку 5% (упрощённо, без вычетов), но у вас есть операции с 10% или 22%, нужен раздельный учёт.

Примеры:

• Магазин: продаёт продукты (10%, льготная), одежду (22%), лекарства (0%)
• Сервис: есть как облагаемые, так и необлагаемые услуги
• Производство: экспорт (0%), внутреннее (22%), спецпроекты (5%)

Раздельный учёт означает:

• В 1С создавать отдельные реквизиты для каждой ставки
• В каждом документе указывать вид деятельности по НДС
• При переклассификации товара автоматически пересчитываются вычеты
• В книгах покупок/продаж разделять строки по ставкам
• В декларации показывать три разных раздела

Это адский ад в 1С, если не настроить правильно!

Один неправильный флажок в справочнике “Вид деятельности” — и вся декларация поедет по миру.

Вам дают выбор:

Вариант 1: 5% (без вычетов входящего НДС)

• Применяется, если вы были на УСН “Доходы”
• НДС не вычитаешь, включаешь в цену расходов
• На практике: выгоднее, если расходов мало или они с низким НДС

Вариант 2: 7% (без вычетов входящего НДС)

• Применяется, если вы были на УСН “Доходы минус расходы”
• Также без вычетов
• На практике: выгоднее, если расходов много

Вариант 3: 22% (с вычетами входящего НДС)

• Полноценный НДС как на ОСНО
• Вычитаешь входящий НДС, платишь только на разницу
• На практике: выгоднее, если входящий НДС > 77% от расходов

КРИТИЧЕСКОЕ ОГРАНИЧЕНИЕ:

• Выбор ставки действует минимум 12 последовательных месяцев (один календарный год)
• Переход на другую ставку можно сделать только со следующего года
• Выбор фиксируется первой поданной вами декларацией по НДС!

Это означает: если в первом квартале 2026 вы подали декларацию со ставкой 5%, весь 2026 год вы остаётесь на 5%. Менять на 22% можно только со 2 января 2027.

Как выбрать правильно:

Рассчитайте, что выгоднее:

Сценарий 1: 5% без вычетов
Доход: 30 млн рублей в год
Расходы с НДС: 20 млн (это входящий НДС, который вы не вычитаете)
Входящий НДС, который вы платите: 20 млн × 22% / 122% ≈ 3,6 млн рублей
НДС к уплате при 5%: 30 млн × 5% = 1,5 млн рублей

Сценарий 2: 22% с вычетами
Доход: 30 млн рублей в год
НДС исходящий: 30 млн × 22% / 122% ≈ 5,4 млн рублей
НДС входящий (вычет): ≈ 3,6 млн рублей
НДС к уплате при 22%: 5,4 – 3,6 = 1,8 млн рублей

В этом случае 5% выгоднее на 300 тыс рублей! Это решение за вас правильный расчёт, а не интуиция.

Что нужно сделать:

1. Заключить дополнительные соглашения ко всем действующим договорам
   Пропишите, что с 1 января 2026 года ставка НДС меняется с 20% на 22% (или на 5%, в зависимости от вашего выбора)
2. Решить вопрос с ценами

• Поднимаете цены на разницу в НДС?
• Или поглощаете разницу за счёт маржи?
• Или пересчитываете “цену без НДС”?

3. Отправить письма контрагентам
   Уведомите поставщиков и покупателей о переходе и новой ставке. Это поможет избежать конфликтов в январе
4. Обновить внутренние документы
   Бланки счётов, актов, УПД, инструкции для персонала — всё со значком “22%”

Ошибка №1: Одновременное применение 5% и 22% в одной декларации

Нельзя! Вы выбираете ОДНУ ставку на весь год.

Ошибка №2: Не пересчитанные авансовые счета-фактуры
Авансы с 2025 года, относящиеся к 2026, должны быть переформированы со ставкой 22%.

Ошибка №3: Забывают о раздельном учёте
Если у вас есть операции с разными ставками, нужна разделение в 1С. Иначе кассовые разрывы и ошибки.

Ошибка №4: Неверные счета-фактуры
Выставили счет-фактуру с 20% вместо 22% — контрагент не может вычесть, ФНС отклонит вычет.

Ошибка №5: Занижение выручки в декларации
Неправильная настройка 1С привела к неверному итогу в отчёте — камеральная проверка найдёт.

Ошибка №6: Работа с экспортом без правильных ставок
На НДС экспорт может быть 0%, но только если всё правильно оформлено. Новички часто ошибаются.

Мы работаем со всеми этими проблемами:

• Пересчитываем переходящие авансы и готовим корректировочные счета-фактуры
• Отслеживаем операции, которые начались в 2025, но завершены в 2026
• Настраиваем раздельный учёт в 1С (если нужен)
• Помогаем выбрать оптимальную ставку НДС на основе точных расчётов
• Обновляем договорную базу и уведомляем контрагентов
• Проверяем первую декларацию перед подачей
• Обучаем персонал работе с новой ставкой и процедурами