Нововведения по УКЭП и МЧД с 01.09.2024 и как программы 1С помогут подготовиться к изменениям

С 1 сентября 2024 подписывать электронные документы от имени работодателя сотрудники смогут только с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД). Как это повлияет на ЭДО и как программы 1С помогут подготовиться к изменениям, рассказали в статье.

МЧД: что изменится с 1 сентября 2024

С 1 сентября 2024 года в сфере электронного документооборота (ЭДО) вступят в силу важные изменения, касающиеся использования многофункциональной электронной доверенности (МЧД). Этот инструмент, представляющий собой XML-файл, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя, позволяет должностным лицам действовать от имени компании в отсутствие руководителя.

До 31 августа 2024 года сотрудники могли подписывать электронные документы двумя способами: с использованием КЭП юрлица, выданной до 31 августа 2023 года, или с помощью КЭП физлица в сочетании с МЧД. Однако с 1 сентября 2024 года возможность подписания документов от имени работодателя будет доступна только при использовании КЭП физлица вместе с МЧД.

Важно отметить, что сертификаты КЭП юрлица, выданные до указанной даты, будут действовать до окончания их срока, но не позже 31 августа 2024 года. КЭП для руководителей юрлиц и ИП продолжит использоваться без доверенности, однако для подписания документов, требующих подписи работодателя, потребуется именно КЭП руководителя.

Эти изменения призваны повысить безопасность и прозрачность электронного документооборота, а также упростить процесс взаимодействия между компаниями и их контрагентами. Подготовьтесь к нововведениям заранее, чтобы избежать возможных неудобств в работе. 

Как программы 1С помогут работать с 1 сентября

Для работы с сертификатами для ЭДО «1С» в программах «1С» предусмотрены:

• бесплатный отчет «Сертификаты электронной подписи» для инвентаризации сертификатов сотрудников;
• сервис 1С:Подпись, используя который физлица могут получить сертификаты;
• стандартный функционал в решениях 1С, с помощью которого руководитель может бесплатно выпустить МЧД прямо в программе 1С.

После 1 сентября программа 1С будет блокировать устаревшие сертификаты и уведомлять пользователя о том, что сертификат не действует.
 
 Отчет «Сертификаты электронной подписи» 

Отчет нужен для того, чтобы до наступления 1 сентября в программе 1С проверить актуальность сертификатов сотрудников для ЭДО, спланировать работу по замене и успеть завершить ее в срок.

Документ показывает:

• действующие сертификаты; 
• сертификаты с истекающим сроком действия; 
• сертификаты сотрудников, выданные коммерческими УЦ, которые требуют замены; 
• сертификаты, используемые вместе с МЧД.

Отчет можно сформировать в современных версиях программ на платформе 1С:Предприятие:

• «1С:Бухгалтерия 8» начиная с релиза 3.0.156;
• «1С:Управление нашей фирмой 8» и «1С:Розница 8» начиная с релиза 3.0.8.109;
• «1С:ERP Управление предприятием» начиная с релизов 2.5.18.47 и 2.5.17.106. 

Отчет «Сертификаты электронной подписи» реализован во всех решениях 1С, где есть библиотека ЭДО, например в отраслевых решениях на базе программы 1С:Бухгалтерия. А вот в 1С:ЗУП его нет, так как программа не поддерживает электронный документооборот.

Сервис 1С:Подпись

Сервис нужен для получения физическими лицами усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для работы в 1С-ЭДО. 

Инструкция по получению УКЭП в 1С:Подпись

1. В программе 1С перейдите в раздел «Администрирование Настройки электронной подписи и шифрования».
2. Создайте заявление на выпуск нового квалифицированного сертификата. Для этого заполните данные о владельце сертификата, контактную информацию и реквизиты обслуживающей организации — партнера 1С.

3. Распечатайте заявление и подготовьте комплект документов.
4. Отправьте заявление и свяжитесь с представителем обслуживающего партнера 1С для передачи документов и личной идентификации. Если у вас есть действующий квалифицированный сертификат, при подаче заявления можно пройти дистанционную идентификацию.
5. После идентификации и обработки заявления партнером обновите статус заявления.
6. Программа 1С установит сертификат на ваш компьютер.

Выпуск МЧД В решениях 1С поддерживаются универсальный и специальные форматы МЧД. Пользователи 1С-ЭДО и 1С-Отчетности могут выпускать доверенности любых форматов бесплатно.

Специальные МЧД используются для взаимодействия с государственными информационными системами (ГИС), если оператор ГИС утвердил собственный формат доверенности. Например, такая МЧД нужна для отправки регламентированной отчетности в ФНС, СФР, Банк России. В остальных случаях для обмена документами с ГИС подходит универсальная МЧД, такая же, как для ЭДО с контрагентами.

Когда нужно перейти на МЧД

Требование об обязательном использовании МЧД вступает в силу с 1 сентября 2024 года — такие условия закрепили.

Если вы используете сертификат сотрудника, выпущенный до 31 августа 2023 года, то уже к 1 сентября 2024 вам необходимо выпустить МЧД. С этого момента сертификат юридического (сотрудника) лица перестанет действовать. Документы по доверенности получится подписать только с помощью КЭП физлица в сочетании с МЧД.

Пока законодательство не устанавливает санкции за подписание электронных документов без МЧД. Но в случае если электронные документы будут подписаны по бумажной доверенности с помощью КЭП должностного лица без прикрепления МЧД, то они не будут обладать юридической силой и их могут признать недействительными при трудовых спорах с сотрудниками.
 

Если вам необходима помощь с выпуском ЭЦП и настройкой машиночитаемой доверенности – специалисты ГК «Решение» на связи. Вы можете задать нам любые вопросы по ЭДО – поможем вам работать в соответствии с законодательством.